EFICIENȚĂ//

Uită de liste: folosește această metodă pentru a fi mai productiv

Iată cum poți să navighezi prin muntele de sarcini terminate doar pe jumătate.


În următoarele 4 minute vei afla:

– Cum să departajezi sarcinile urgente de cele importante.
– De ce e important să-ți faci timp pentru hobbie-uri.


Ai adesea senzația că ești atât copleșit de treburi încât nici nu știi de unde să începi? Drept urmare, te simți paralizat și neputincios? Cumva, toate aceste sarcini misterioase se acumulează și deadline-urile te amenință din umbră. Și, chiar dacă-ți dorești să te apuci de ceva, creierul tău e ocupat cu atâtea procese în mod simultan încât se blochează. Iar atunci când reușești să finalizezi ceva, te simți frustrat pentru că ai senzația că nu ai realizat atât de mult pe cât îți doreai. Ceva lipsește.

Am trecut cu toții prin asta. Însă există o metodă pentru a-ți spori productivitatea și pentru a finaliza cele mai importante proiecte. Dar mai întâi, hai să urmăm modelul cuiva care a avut multe realizări. 

Realizările lui Dwight D. Eisenhower

A fost al 34-lea președinte al Statelor Unite. Înainte de a deveni conducătorul statului, Eisenhower era un general decorat cu cinci stele și comandantul suprem al Consiliului de Control al Aliaților în cel de-al Doilea Război Mondial.

În 1952, a candidat pentru președinție și a câștigat cu o majoritate covârșitoare. Iar în timpul președinției, politicile lui Eisenhower au avut ca rezultat crearea Agenției Spațiale NASA și a sistemului de autostrăzi ce conectează statele din SUA. Chiar dacă acumulase atât de multe reușite, Eisenhower a considerat că cea mai mare realizare a sa este negocierea păcii și încheierea războiului coreean. În pofida faptului că toate aceste proiecte i-au ocupat o bună bucată din timp, Eisenhower și-a făcut timp și pentru viața personală sau hobby-uri. Dincolo de activitatea sa militară și prezidențială, era un jucător pasionat de golf, îi plăcea să picteze în ulei, era fascinat de jocurile de cărți și citea cu aviditate literatură.

Eisenhower era un expert al organizării. El realiza progrese semnificative făcând diferența între lucrurile importante și cele urgente cu ajutorul unui sistem care ulterior a devenit cunoscut ca Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrix

Metoda Eisenhower separa sarcinile în patru categorii:

Important și urgente – sarcinile care trebuie efectuate imediat (adică deadline-urile presante).

Importante, dar nu urgente – sarcini care trebuie programate în avans (de exemplu, planificarea obiectivelor și a activitățile de dezvoltare personală).

Urgente, dar nu importante – sarcini care pot fi delegate (adică întreruperi inutile).

Nici importante și nici urgente – sarcini care ar trebui abandonate (adică ocupații și activități neproductive).

Avem tendința de a confunda lucruri urgente cu cele importante. Deși o sarcină poate avea ambele etichete, cel mai adesea sunt ori urgente, ori importante. Trebuie să definim categoria lor pentru a ne da seama cum trebuie abordate.

Sarcinile urgente trebuie să fie rezolvate imediat, ceea ce și facem, de obicei. Adrenalina ne captivează și ne determină să le mutăm în capul listei.

Sarcinile importante, din păcate, sunt mai ample sau mai dificil de rezolvat decât cele urgente; în schimb, ele ne ajută să creștem, să ne atingem obiectivele pe termen lung, să ne îmbunătățim într-un domeniu etc. În plus, e posibil să nici nu existe un deadline, să nu ne grăbească nimeni, drept urmare, le putem amâna la infinit. Trebuie să acordăm prioritate lucrurilor importante.

Cum să-ți prioritizezi sarcinile în program


Motoda Eisenhower Matrix poate fi utilizată pentru diferite intervale de timp: zilnic, săptămânal sau lunar. Unele activități ar putea necesita o frecvență intensă, în timp ce altele, una periodică. De exemplu, probabil că îți vei verifica e-mailul zilnic, în timp ce planificarea strategiei de lucru se poate face săptămânal.


În mod ideal, ar trebui să ai în schemă doar una sau două activități pe zi în cadranul important/urgent. Concentrarea pe un număr limitat de sarcini va preveni acel sentiment de copleșire și te ajută să îți economisești energia pentru activitățile care contează cel mai mult.


Astfel, sarcinile importante, dar nu urgente vor fi planificate și nu vor mai fi amânate pentru un viitor îndepărtat. De exemplu, planific să fac sport zilnic și apoi să petrec timp cu familia și prietenii la orele programate. Pentru cercetare sau planificare în domeniul muncii, voi rezerva timpul necesar pentru a mă asigura că îmi voi evalua obiectivele pe termen lung. Prin urmare, dacă vrei să te ocupi cu adevărat de un proiect, programează-l!

Task-urile urgente, dar neimportante pot fi delegate altcuiva, precum unui asistent. Sau, poți folosi diverse aplicații și programe pentru a automatiza procesele. De exemplu, e-mailul meu sortează automat mesajele.

Motivul pentru care metoda Eisenhower Matrix funcționează e pentru că îți clarifică sarcinile la care poți să renunți. Dacă o activitate nu este nici urgentă, nici importantă, o poți sări. Mulți dintre noi pierdem timp cu lucruri care ne fac să ne simțim ocupați, dar care nu ne aduc nici un beneficiu.

Și, desigur, unul dintre factorii care sporesc productivitatea este un mediu fără elemente care să te distragă (acasă, e posibil să-ți amintești că trebuie să speli vasele exact atunci când ar trebui să te apuci de treabă). Într-o variantă ideală, biroul trebuie să fie un spațiu care să favorizeze concentrarea.

Cristalizează-ți scopurile

Lucrurile pe care le prioritizezi în fiecare zi ar trebui să constituie pași mici către scopurile tale. De exemplu, dacă vrei să-ți consolidezi relațiile cu oamenii din viața ta, ar trebui să-ți rezervi timp pentru a petrece timp cu ei. Dacă vrei să finalizezi un proiect, task-urile tale zilnice ar trebui să te ducă în acea direcție. Îmi place metoda Eisenhower Matrix pentru că te ajută să-ți cristalizezi gândurile și scopurile. Pentru că, până la urmă, ideea nu este să te simți ocupat mereu, ci să-ți realizezi visele.

Citește și:

Cum poți beneficia de procrastinare

Cel mai nociv și des întâlnit obicei la birou

S-ar putea să-ți placă și…

EFICIENȚĂ//

Ghidul Thrive: totul despre concentrare

OAMENI THRIVE//

Randi, cântăreț: ”Starea de bine, mulțumirea de sine sunt alegeri pe care le facem sau nu”

Products and ingredients containing omega 3 acids and dietary fiber, healthy nutrition and acid diet concept
WELLBEING//

Ghidul Thrive: totul despre nutriție

Înscrie-te pentru a primi newsletter-ul

Thrive Global
Curajul este ca un mușchi. Și știu din proprie experiență că pe măsură ce îl exersezi devine din ce în ce mai ușor să nu te lași copleșit de temeri.

- Arianna Huffington

Folosim cookie-uri pentru a-ți oferi o experiență plăcută. Pentru a continua navigarea pe site trebuie să fii de acord cu uzul lor. Mai multe informații despre modul în care folosim cookie-uri poți afla citind politica noastră de confidențialitate.