EFICIENȚĂ//

Cum să folosești corect listele de sarcini

Menite să ne organizeze, mai mult ne încurcă dacă le permitem să ne controleze viața.


În următoarele 5 minute vei afla: 

– Ce pierzi când mergi cu lista la cumpărături.
– Care este elementul esențial pe care uităm să-l trecem pe liste.


De când mă știu, am fost omul cu liste: făcute ghem, în buzunar, înainte de era telefoanelor smart. Post-it-uri colorate lipite de ecranul calculatorului, liste pe frigider, liste pe carnețele, acum (și) aplicații cu liste pe telefon. 

Și e adevărat: când punem pe o listă ce avem de făcut, ne eliberăm spațiu în memoria personală. Însă hai să recunoaștem: există și un soi de tiranie a listei care, mai degrabă decât ne eliberează, ne obosește și ne stresează. Este o muncă de Sisif: în fiecare zi, o nouă listă, noi bife de făcut, noi sarcini de dus la bun sfârșit, ca într-o cursă infernală în care intri, benevol, prizonier. E atât de simplu să mai adaugi ceva pe listă și atât de greu să bifezi tot ce-ți propui. Este, așadar, posibil, ca listele să ne confere, de fapt, sentimentul că suntem mereu în întârziere și că niciodată nu facem suficient?

Un studiu recent demonstrează că presiunea exercitată de gândul că trebuie să facem ceva afectează serios plăcerea cu care facem acel ceva: în loc să ne concentrăm pe munca sau activitățile zilnice, apreciind cum se cuvine dimensiunea hedonistă pe care o au unele dintre ele, ne concentrăm pe obligativitatea lor (doar sunt pe listă!). De exemplu, dacă te așezi la masa de prânz cu gândul că ai trecut această pauză pe listă și că trebuie să o bifezi, unde rămâne plăcerea de a mânca? 

Listele se cer verificate, respectate și periate

În mod paradoxal, obsesia pentru liste mi-a mai demonstrat ceva. Sunt refugiul perfect atunci când n-avem chef de treabă și reprezintă o distragere constantă, la nevoie. În loc să ne concentrăm să terminăm un task, ne amintim de listă. O mai periem puțin, mai adăugăm un reminder, mai verificăm alarma setată în aplicație (ca-n copilărie: nicicând nu erau mai ascuțite creioanele și mai organizate caietele decât în perioada tezelor, când n-aveam chef să învăț). 

Sau să luăm, de exemplu, aprovizionarea: pleci de acasă cu lista făcută. Dacă o respecți, te asiguri că nu uiți ceva. Dar ratezi șansa de a fi creativ, de a gândi ad-hoc un alt plan de gătit, pornind de la un ingredient care-ți sare în ochi: poate o legumă de sezon care ai și uitat că apare în acea perioadă. Extrapolând, listele îți sufocă creativitatea și pe plan profesional. Dacă sunt foarte strict organizate, un proiect care are nevoie de timp să se dezvolte te ține pe loc din bifatul următoarei sarcini. Și, atunci, renunți să investești timp și energie în ceva cu potențial doar pentru a nu rămâne în urmă.

Listele pot crea sentimentul de vinovăție

Să zicem că ești în fața calculatorului și faci lista pe ziua de azi. Sarcinile încep să se aștearnă, cuminți, una după alta. Îți amintești să mai treci ceva, fără să ții cont dacă ai o zi productivă sau nu, fără să iei în calcul cât va dura fiecare etapă. Cu cât este lista mai lungă, cu atât se anunță ziua mai glorioasă. La final, în cazul în care nu reușești să termini totul, se instalează sentimentul de vină: de ce n-am reușit să termin tot? De ce nu mă organizez mai bine? De ce sunt atât de incapabil să fac tot ce-mi propun? Sună familiar? 

În acel moment, lista devine dușmanul de temut al încrederii în sine. Ne autosabotăm și ne tragem de urechi fără să fie cazul. Discursul interior negativ nu face decât să întărească un tipar comportamental nociv. Practic, ne convingem singuri că nu suntem de-ajuns pentru că ne setăm standarde nerealiste, ignorând emoțiile cu care poate veni o zi, oboseala acumulată, poate o noapte în care nu ne-am odihnit bine sau cine știe ce alți factori imprevizibili, dar perfect normali. Iar succesul bate la ușa oamenilor care se cunosc și se acceptă cu tot cu imperfecțiuni. Listele nu tolerează imperfecțiunea, listele adoră să fie bifate. 

Listele nu sunt flexibile

Un alt neajuns al listelor este inflexibilitatea lor. De regulă, nu trecem pe ele timpul de care avem nevoie să ne încărcăm bateriile. Să te uiți la un episod din serialul preferat când nu reușești să te concentrezi pe muncă sau să-ți acorzi o jumătate de oră pentru o plimbare (salvatoare, mai ales dacă muncești de acasă și totul se petrece în acest spațiu închis) ține de firesc: pauzele au rostul lor, nimeni nu se poate concentra 8 ore în șir. Dacă, însă, faci aceste lucruri tot cu gândul la lista care te așteaptă, le negi însuși sensul de pauze menite să-ți redea capacitatea de concentrare sau creativitatea. 

Dacă trecem pe listă, în cazul unui proiect amplu, numele acestuia și atât, ne-am asigurat senzația de insecuritate și neputință. Nici cei mai aprigi ecologiști nu-și trec pe listă ”salvează planeta!”. În consecință, o abordare mai prietenoasă este să ”spargem” proiectul în proiecte mai mici, pe care le gestionăm pas cu pas. 


Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.

→ Săptămânal la tine în inbox.


Cum arată, de fapt, lista perfectă și cum să o abordăm ca să devină un sprijin real

Am decis să ducem lista la psihoterapeut și să descoperim cum ne poate fi de folos real. Alina Boroș explică:

”Însăși asocierea asta: „lista” și „perfectă”, poate fi anxiogenă. ”Listă” = ”lucruri pe care trebuie să le fac”, ”perfectă” = ”nu este loc de greșeli”. Listele pot fi eficiente și de un real ajutor în perioadele în care activitățile pe care le avem de făcut par să ne copleșească și ne „vizitează” anxietatea anticipatorie – frica de ce ar putea să se întâmple. Sunt tehnici terapeutice care fac apel la liste și sunt foarte eficiente atunci când avem nevoie de o structură. 

Însă prea multe liste, făcute la repezeală, haotic, mai mult ne încurcă decât ne descurcă. 

Când vorbim despre organizarea timpului, prefer termenul de planificare a activităților, o planificare pe termen scurt, mediu și lung, în care putem include listele pentru mai multă eficiență. 

De exemplu:

 – Joi, 10.12, ora 18 – mers la cumpărături și o listă cu ce am de cumpărat

 – Vineri, 11.12, ora 10 – predat proiect și o listă cu ce am de făcut pentru finalizare lui.

Pentru o estimare cât mai realistă a timpului necesar pentru fiecare activitate, ne putem ajuta de liste și este important să ținem cont de factorii contextuali: pentru aceleași activități, putem estima timpi diferiți, adaptați contextului. Cu alte cuvinte, plecăm de la obiective generale pentru a ajunge la cele specifice și ne ajutăm de liste pentru a contura modurile prin care le atingem. Este de dorit ca, atunci când ne planificăm timpul, să ținem cont de toate aspectele din viața noastră: personal, profesional și social. Chiar dacă avem perioade în care alocăm mai mult timp unui proiect profesional, este foarte important să dedicăm timp pentru dezvoltarea noastră personală, pentru pasiuni, pentru familie, pentru prieteni, pentru a ne asigura că suntem sănătoși, pentru relaxare. Suntem un tot și nu ne putem aștepta să fim într-un echilibru emoțional dacă acordăm importanță doar unui aspect din viața noastră, neglijându-le pe celelalte. 

Oamenii au obiceiul de a pune pe liste activitățile mai puțin plăcute, cele care nu suportă amânare și trebuie făcute chiar dacă nu ne plac. Pe principiul ”Dacă-mi place nu uit să fac, uit doar ce nu-mi place”. Doar că realitatea ne demonstrează că listele pot fi inhibatoare, ineficiente, un motiv de procrastinare, tocmai pentru că lipsesc activitățile plăcute, timpul pentru noi, pentru ce ne aduce bucurie. 

Nu știu dacă există o listă perfectă, pentru mine există liste care au început să fie eficiente după un șir lung de liste eșuate, care activau doar procrastinarea și vocea mea critică. Am învățat, din experiența mea și a clienților mei, că suntem mai eficienți atunci când ne planificăm timpul incluzând activități plăcute și când suntem atenți la toate planurile existenței noastre. 

Frecvența afirmației -„nu am timp pentru copii, mine, părinți, prieteni, relaxare, sport, doctor, să citesc o carte, să fac o baie, să ies la o plimbare, să mă mai duc la cursuri etc.” s-a redus foarte mult atunci când oamenii au învățat să le includă în planificarea lor. 

A planifica ne oferă o oarecare predictibilitate, și chiar avem nevoie de predictibilitate în această perioadă, ne oferă siguranță, sens, un viitor”.

3 micropași pentru a readuce bucuria pe listă

1. Definește timpul liber!

Află ce reprezintă timpul liber pentru tine, ce îți place să faci, ce te bucură. Identifică momentele din zi pe care le poți dedica acestor activități (joacă cu copiii, citit, televizor, sport etc). Atunci când le faci, fă-le cu toată ființa și nu lăsa stresul sau gândurile negative să-ți dea târcoale: practică mindfulness.

2. Negociază sarcinile!

Cum cu cine? Cu tine! Punem presiune pe noi, căutăm productivitate și performanță cu orice preț. Analizează lista pe care o faci dimineața și înlocuiește o sarcină mai puțin urgentă cu ceva care-ți face plăcere, fără niciun alt beneficiu: e mai important decât pare!

3. Calculează real timpul alocat sarcinilor!

E simplu să aloci, mental, un anumit timp unei anumite acțiuni. Dar nu ții cont că vor exista distrageri și întreruperi de ritm (părinții care lucrează de acasă știu cum e să te oprești pentru că vrea copilul un măr sau pentru că are nevoie de ajutor la o temă). 

Alina Mihaela Boroș este psihoterapeut cu formare în psihoterapie cognitiv comportamentală și hipnoterapie, terapie scurtă strategică, terapie centrată pe scheme cognitive și terapie centrată pe emoții. Alina a știut că vrea să devină psiholog de când a avut prima oră de psihologie. A fost și este motivată de curiozitatea de a afla cum funcționează mintea, de ce se află în spatele alegerilor pe care le facem. Crede că putem învăța să fim diferiți, să fim mai conștienți, mai prezenți în viața noastră, fără a mai trăi pe pilot automat, guvernați de durerea experiențelor mai puțin plăcute din trecutul nostru. Mai multe detalii despre activitatea sa găsești aici: https://www.facebook.com/psihoterapeutAlinaMihaelaBoros/

Citește și:

11 formule toxice pe care trebuie să le eviți

4 strategii pentru un mindset mai flexibil

S-ar putea să-ți placă și…

EFICIENȚĂ//

5 obiceiuri care îți afectează productivitatea

WELLBEING//

Cum să câștigi timp simplu și eficient

EFICIENȚĂ//

Ce să faci când te simți copleșit

Thrive Global
Curajul este ca un mușchi. Și știu din proprie experiență că pe măsură ce îl exersezi devine din ce în ce mai ușor să nu te lași copleșit de temeri.

- Arianna Huffington

Folosim cookie-uri pentru a-ți oferi o experiență plăcută. Pentru a continua navigarea pe site trebuie să fii de acord cu uzul lor. Mai multe informații despre modul în care folosim cookie-uri poți afla citind politica noastră de confidențialitate.